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Ich weiß, die Headline klingt zu schön, um wahr zu sein, aber ich kann dir aus meiner langjährigen Erfahrung als Sales Leader sagen: Es ist möglich!
Es bedarf allerdings mehreren Faktoren, die wir heute natürlich beleuchten werden 😉
Das CRM ist wohl das meist gehasste Tool im Sales. Das ist aber kein Wunder!
Anstatt den Sellern viel Zeit zu sparen und sie in ihrer Produktivität zu unterstützen, machen die meisten CRMs genau das Gegenteil. Vor allem, weil sie für das Management aufgesetzt werden und nicht für das Team. Die Konsequenz kennen wir alle. Schlechte bis nicht vorhandene Daten.
Die Folgen sind im schlimmsten Fall ein Blindflug
Denn wie willst du ohne die richtigen Daten
❌ den Sales Prozess optimieren oder den Sales Cycle verkürzen?
❌ Taktiken ableiten zB welches ICP gerade angesteuert werden soll?
❌ die Produktivität deines Teams steigern, wenn sie keine Aktivitäten tracken?
❌ das Delta zwischen Zielen und Forecast evaluieren?
❌ eine Bottom up Planung mit dem Reverse Funnel machen?
❌ einen akkuraten Forecast von mindestens 90% liefern?
❌ Channels auf Basis ihrer Performance optimieren?
In meiner Laufbahn als Sales Leader habe einige CRMs neu aufgesetzt. Egal ob Salesforce, Hubspot, Pipedrive, SugarCRM usw. Es kommt nicht aufs Tool an!
Hier also meine 8 Hacks, wie ich das CRM zur Produktivitäts-Maschine mache und Seller es lieben werden ❤️
1. Stages richtig aufsetzen
Die Grundvoraussetzung dafür ist, die Analyse der Buyer Journey und das Ableiten des Sales Prozess Designs. Danach kann man die Stages genau darauf mappen.
Die Stages deines CRMs sollten leicht und klar verständlich sein. Definiere, was in welchem Stage passiert und was exakt der Auslöser ist, wann ein Lead/Deal in die nächste Stage geschoben wird.
Hier ein Beispiel anhand einer Lead Journey aus unserem Training
Stage 1: TARGET ACCOUNTS
In diesem Stage werden alle Leads vorbereitet und mit Daten angereichert. Sobald sie fertig sind, werden sie in die nächste Stage geschoben.
Stage 2: TO CONTACT
Hier sind alle Leads, die sofort kontaktiert werden können zB die oben vorbereiteten Target Accounts, aber auch Inbound Leads, die automatisiert hier landen. Sobald ein Seller den Outreach startet > nächste Stage.
Stage 3: CONTACTED
Hier sind alle Leads, die kontaktiert wurden, aber noch keine Discovery aufgesetzt werden konnte. Sobald diese fixiert ist > nächster Stage.
Stage 4: DISCOVERY
Hier sind alle Leads, die einen Discovery Termin haben.
Ich denke, du verstehst mein Prinzip. Jeder Stage muss klar, verständlich und abgrenzbar sein. So behält dein Team immer den Überblick, was genau zu tun ist und kann entsprechend priorisieren.
2. Klare Guideline & Onboarding
Bleiben wir gleich beim Thema: Mach es deinem Team leicht!
Recorde Videos, wie dein CRM aufgesetzt ist und gib eine klare Guideline vor, damit ihr als Team effizienter werdet. Wenn du dem Team dauern hinterherlaufen musst, die Daten zu korrigieren, ist das für jeden doppelte Arbeit.
3. Sync it!
Seller sollten weder Calls, noch Meetings, noch Emails manuell eintragen müssen. Jedes CRM Tool hat mittlerweile eine App, über das man sofort ohne die Nummer eingeben zu müssen, telefonieren kann. Der Call wird dann automatisch geloggt und ein Pop-up sorgt dafür, dass man gleich seine Notizen einträgt.
Email und Kalender Sync sind ebenso Standard heutzutage.
Kontrolliere, ob diese Funktionen alle genutzt werden. Das ist sonst pure Zeitverschwendung! Und ja, es sollte wirklich alles gesynct werden. Wenn jemand ausfällt, sollte jeder in der Lage sein, für den anderen sofort einspringen zu können. Das macht ein gutes Team aus.
4. Automatisiere alles, was möglich ist
Ihr solltet wirklich ALLES automatisieren, was repetitive Tasks sind. Hier mal 3 unterschiedliche Beispiele als Inspiration
Inbound Leads, die über die Website generiert werden, sollten automatisch im CRM landen, einem Seller zugeordnet werden und alle Infos aus dem Formular beinhalten
Wenn ein Deal verloren geht, weil jetzt nicht der richtige Zeitpunkt ist, kann dieser automatisiert aus der Pipeline genommen und mit einem Task versehen werden
Labels können automatisiert vergeben werden zB du gewinnst einen Kunden und das Label "Prospect" wird zu Label "Customer", womit du immer eine aktuelle Kundenliste ziehen kannst
Die Möglichkeiten sind endlos. Am besten ihr macht hier als Team eine Brainstorming Session, was man bei euch alles automatisieren kann.
5. Templates hinterlegen
In jedem CRM kann man Templates hinterlegen. Zum Beispiel die Email Scripts für die Kaltakquise als auch Follow-up Emails zu jedem Schritt im Sales Prozess.
Hier sollten natürlich immer die Best-Performer abgelegt sein 😉
6. Sales Methodik / Framework als Vorlage hinterlegen
Je nachdem welches Framework ihr für eure Discovery nutzt, würde ich dieses als Vorlage in den Notizen hinterlegen. Somit habt ihr das immer bei der Hand und alle Notizen folgen der gleichen Struktur. Falls ihr noch keine Methodik habt, könnt ihr gerne SUGAR nutzen.
Konkret würde ich die einzelnen Elemente mit den jeweils 3 Fragen hinterlegen, die immer beantwortet werden müssen. Das spart enorm viel Zeit und stellt die Qualität der Discovery sicher.
Falls das bei dir im CRM nicht möglich ist, hier noch ein Tool, dass ich extrem gerne nutze https://blaze.today/
7. Dashboards, um die Produktivität zu steigern
Ich habe meinem Team immer Dashboards gebaut, damit sie vom CRM jeden Tag unterstützt werden. Hier ein paar Ideen dazu
Übersicht der heutigen Termine und gelegten Tasks, damit jeder Seller seinen Tag gut planen kann
Aktuelle Deals, die noch diesen Monat/Quartal closen sollten laut "expected close date"
Aktuelle Deals, sie im letzten Stage vor Closing sind
Deals, die nächsten Monat/Quartal closen sollten laut "expected close date"
Jedes Team ist individuell und ihr solltet hier gemeinsam entscheiden, was für euch wichtig ist. Es sollte euch helfen, jeden einzelnen Tag richtig zu priorisieren und die wichtigsten Deals immer im Auge zu haben.
8. Reports, um Performance zu steigern
Eines gleich vorweg. Activity Tracking, um Teams zu bewerten, halte ich nicht für die beste Idee. Jeder Seller ist sehr unterschiedlich und die Quantität hat viel zu wenig Aussagekraft.
Jedoch hilft es dem Sales Team selbst sich zu reflektieren und optimieren. Daher bin ich großer Freund von 100% Transparenz. Jeder sollte jederzeit in seine Reports einsteigen können und folgende KPIs sehen:
Ziel für das Jahr
Aktueller Umsatz
Average Deal Size
Average Deal Cycle
Entwicklung der Aktivitäten (Calls, Mails, Meetings, etc.)
Alle Conversions entlang der Stages
Win-Rate Entwicklung
Lost Reasons der Deals
Nur wenn Seller verstehen, wie ihr Funnel funktioniert und wie sie sich entwickeln, können sie sich weiter optimieren.
Es gibt natürlich noch so viele Optimierungs-Potentiale, aber das waren mal meine Basics, die du bei euch sicherstellen solltest.
Happy Selling! ✌️
Stephanie
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